〜本記事での主要トピック〜
- プロジェクトとは何か？
- プロジェクトの構成要素は？
- プロジェクトの進行状況はどこで確認できる？
１. プロジェクトの基本
プロジェクトとは、目標達成のために複数のタスクや資料、関係者が集まり、計画的に進めていく作業のまとまりです。BOXJOBシステムでは、プロジェクトを作成・管理することで、業務の流れや役割分担、進捗状況を一元的に把握できるようになります。
２. プロジェクト作成・基本設定
新しいプロジェクトを始める際は、まず「新規プロジェクト作成」からスタートします。テンプレートを選び、プロジェクト名や概要、開始日などの基本情報を入力します。
作成後は、必ず「担当者設定」、「基準日設定」、「課題タグ設定」を行いましょう。
担当者設定では、プロジェクトを円滑に進めるために、タスク担当者・チェッカー・承認者などの役割を明確にします。基準日設定は、スケジュール全体の柱となる日程を決める重要な作業です。課題タグ設定は、タスクを整理し、不要なものを除外することで作業の見通しを良くします。
３. プロジェクト情報の編集・進行状況の管理
プロジェクトの進行中は、状況やメンバーの変更に応じて「プロジェクト情報の編集」を行うます。進行状況は「進行状況の変更方法」で「進行中→完了→他決→保留」と切り替えができ、「進行中」のプロジェクトだけがダッシュボードの集計対象になります。
プロジェクト名や概要、参加メンバーの編集、さらにはプロジェクト自体の削除も可能ですが、削除は元に戻せないので注意が必要です。
４. ボックスとタスク 〜業務の流れを可視化〜
プロジェクトは「ボックス」と呼ばれる工程単位で構成されます。ボックスごとにタスクやチェックシートを設定し、それぞれに担当者や期日を割り当てます。
「ボックスの編集」、「ボックススルー設定」など柔軟な管理が可能です。スルー設定は部署のルールに従い、影響範囲を理解したうえで利用しましょう。
タスクは担当者ごとにタブ分け表示され、作業中や未来のボックスで「ステータス変更」ができます。「一般ユーザーのタスク編集」も可能です。編集ユーザーであれば、「チェックシートやタスクの一括編集・削除」も行えます。
５. 資料・共有事項の管理
プロジェクトには「資料管理機能」があり、「資料のアップロードや履歴管理」、「決定資料の設定・解除」ができます。
資料は色分けやタブで整理され、編集ユーザーは「テンプレート管理から資料種別や名称の編集」も可能です。重要な情報は「共有事項」として設定することで、プロジェクト全体や次の工程にも引き継がれます。
まとめ
注意点と実践アドバイス
- プロジェクトやボックス、タスク、資料の削除は元に戻せません。操作前に必ず内容を確認しましょう。
- 担当者や基準日、タグなどの設定は、プロジェクト全体の見通しや作業効率に直結します。最初にしっかり設定しましょう。
- スルーや一括編集などの高度な機能は、影響範囲を理解し、ルールに従って活用してください。
プロジェクト管理は、単なる作業の集まりではなく、全体を見渡しながら最適な進め方を考える“チームワーク”の要です。BOXJOBの各機能を活用し、分かりやすく・無駄なく・確実にプロジェクトを進めていきましょう。